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ERP oder Excel?
Excel ist ein hervorragendes Werkzeug zum Rechnen und ein schlechtes zum Verwalten. Die harte Grenze ist erreicht, sobald mehrere Personen gleichzeitig dieselben Daten ändern müssen – dafür ist eine Tabelle nicht gebaut. Zwischen Excel und einem vollen ERP liegt eine Stufe, die viele übersehen: eine kleine Fachanwendung für genau den Vorgang, der gerade wehtut.
Ein Wort zur Verteidigung von Excel
Excel ist eines der besten Programme, die je geschrieben wurden. Es ist sofort verfügbar, jeder kann es bedienen, und es passt sich in Minuten an jede Fragestellung an. Kein ERP der Welt erreicht diese Geschwindigkeit bei einer neuen Idee.
Der Fehler liegt nicht darin, Excel zu benutzen. Er liegt darin, es zu benutzen, nachdem es die falsche Wahl geworden ist – und diesen Übergang bemerkt kaum jemand, weil er schleichend passiert.
Woran man erkennt, dass es kippt
Fünf Warnzeichen, in der Reihenfolge, in der sie üblicherweise auftreten:
-
Zwei Personen arbeiten an derselben Datei. Ab hier gibt es
Versionen mit Namen wie
Bestand_final_v3_NEU.xlsx. - Eine Datei zieht Daten aus einer anderen. Verknüpfungen zwischen Arbeitsmappen brechen still – ohne Fehlermeldung, mit falschen Zahlen.
- Es gibt eine Person, die „die Datei kennt“. Wenn sie im Urlaub ist, wartet das Unternehmen.
- Sie können nicht mehr sagen, wer wann was geändert hat. Bei Preisen, Beständen oder Zahlungen ist das ein handfestes Risiko.
- Ein Zahlendreher fällt erst dem Kunden auf. Spätestens jetzt kostet Excel mehr, als eine Lösung kosten würde.
Die harte Grenze
Es gibt einen Punkt, an dem die Diskussion endet: wenn mehrere Personen gleichzeitig dieselben Daten ändern müssen. Eine Tabelle ist dafür nicht gebaut. Sie kennt keine Sperren auf Zeilenebene, keine Transaktionen und keine Rechte.
Alles, was Cloud-Tabellen dafür anbieten, ist ein Notbehelf. Er funktioniert bei drei Leuten und einer übersichtlichen Liste. Er funktioniert nicht bei Beständen, die sich stündlich ändern.
Was dazwischen liegt
Der Sprung von Excel zum ERP ist nicht die einzige Möglichkeit – und oft nicht die richtige. Dazwischen liegt eine Stufe, die viele übersehen: eine kleine Fachanwendung für genau den einen Vorgang, der gerade wehtut.
Auftragserfassung. Oder Lagerbestände. Oder Zeiterfassung. Eine solche Anwendung kostet 8.000 bis 25.000 Euro, ist in sechs bis zehn Wochen fertig und löst achtzig Prozent des Schmerzes. Der Rest bleibt vorerst in Excel – und das ist völlig in Ordnung.
Die Rechnung
| Frage | Ihr Wert |
|---|---|
| Stunden pro Woche für Pflege, Abgleich und Fehlersuche in Tabellen | ? |
| Wie oft im Jahr entsteht ein Fehler, der nach aussen sichtbar wird? | ? |
| Was kostet einer dieser Fehler im Schnitt? | ? |
Wenn die erste Zahl über acht liegt oder die zweite über vier, ist der Übergang wirtschaftlich überfällig – unabhängig davon, wie groß Ihr Unternehmen ist.
Fazit
Excel ist ein hervorragendes Werkzeug zum Rechnen und ein schlechtes zum Verwalten. Solange Sie damit rechnen, ist alles in Ordnung. Sobald Sie damit verwalten – Bestände, Aufträge, Kunden, Termine – arbeitet die Zeit gegen Sie.