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Warenwirtschaft und Shop verbinden: drei Wege, einer taugt dauerhaft
Es gibt drei Arten, einen Onlineshop mit der Warenwirtschaft zu verbinden: Dateiabgleich, Middleware und gemeinsames Datenmodell. Die ersten beiden sind günstiger im Aufbau und teurer im Betrieb. Beim dritten gibt es keine Schnittstelle mehr, die ausfallen könnte – dafür kostet er zwischen 30.000 und 120.000 Euro.
Warum es überhaupt ein Problem gibt
Ein Onlineshop und eine Warenwirtschaft brauchen dieselben Informationen: Artikel, Preise, Bestände, Kunden, Bestellungen. Wenn beide Systeme von verschiedenen Herstellern stammen, führt jedes seine eigene Kopie – und ab diesem Moment ist die Frage nicht mehr ob sie auseinanderlaufen, sondern wie schnell.
Die drei Wege
Weg 1: Dateiabgleich
Der Klassiker: Nachts exportiert die Warenwirtschaft eine CSV-Datei, der Shop liest sie ein. Billig aufzusetzen, funktioniert erstaunlich lange – und hat einen eingebauten Fehler: Der Shop kennt immer den Stand von gestern.
Bei einer Aktion am Vormittag verkauft er weiter, was um zehn Uhr längst weg war. Überverkäufe sind hier kein Betriebsunfall, sondern Systemeigenschaft.
Weg 2: Middleware
Ein drittes Programm sitzt zwischen beiden und gleicht häufiger ab, oft im Minutentakt. Deutlich besser – und deutlich teurer, weil Sie nun Lizenzkosten für ein System zahlen, das selbst keinen Nutzen stiftet, sondern nur zwei andere zusammenhält.
Der eigentliche Nachteil zeigt sich im Störfall: Sie haben drei Anbieter. Der Shop-Hersteller verweist auf die Warenwirtschaft, die Warenwirtschaft auf die Middleware, die Middleware auf ein Update, das beide gerade ausgeliefert haben. Sie sitzen dazwischen.
Weg 3: Gemeinsames Datenmodell
Shop und Warenwirtschaft werden von vornherein auf derselben Datenbasis entwickelt. Es gibt keinen Abgleich, weil es nichts abzugleichen gibt. Der Shop ist eine Oberfläche auf der Warenwirtschaft.
Teurer im Aufbau, günstiger im Betrieb – und die Fehlerklasse „Bestand stimmt nicht“ existiert danach nicht mehr.
Der Vergleich in Zahlen
| Dateiabgleich | Middleware | Gemeinsames Modell | |
|---|---|---|---|
| Aufbau | 2.000–8.000 € | 8.000–25.000 € | 30.000–120.000 € |
| Laufend pro Jahr | hoch (Nacharbeit) | Lizenz + Pflege | gering |
| Aktualität | Stunden bis 1 Tag | Minuten | sofort |
| Überverkäufe | regelmäßig | seltener | systembedingt nein |
| B2B-Preislogik | stark eingeschränkt | teilweise | identisch zum Innendienst |
| Zuständig bei Störung | unklar | drei Anbieter | einer |
Der Punkt, an dem Standardshops im B2B scheitern
Ein Endkundenshop kennt einen Preis pro Artikel. Der Grosshandel kennt: Kundenpreise, Mengenstaffeln, Rahmenverträge mit Abrufmengen, zeitlich begrenzte Aktionen, Freigabegrenzen beim Kunden und Preise, die von der Liefermenge abhängen.
Wenn der Shop das nicht kann, passiert etwas Vorhersehbares: Die guten Kunden bestellen weiter telefonisch, weil sie im Shop den falschen Preis sehen. Der Shop erreicht dann genau die Kunden nicht, für die er sich gelohnt hätte.
Wann sich welcher Weg lohnt
- Unter zehn Bestellungen am Tag, reiner Endkundenshop: Dateiabgleich. Alles andere ist wirtschaftlich nicht zu rechtfertigen.
- Mehrere Verkaufskanäle, Standardprodukte: Middleware. Sie zahlen für Bequemlichkeit, bekommen sie aber auch.
- Ab etwa zwanzig Bestellungen am Tag oder sobald B2B-Preise im Spiel sind: gemeinsames Datenmodell.
Fazit
Die Frage ist nicht, ob man Warenwirtschaft und Shop verbinden kann – man kann immer. Die Frage ist, wie viele Jahre Sie das System betreiben wollen. Bei zwei Jahren gewinnt der billige Weg. Bei zehn Jahren gewinnt der, bei dem es nichts gibt, das brechen kann.