Was Kunden vor einem Softwareprojekt wissen wollen

Individualsoftware wird für ein bestimmtes Unternehmen und dessen Abläufe entwickelt, statt als fertiges Produkt gekauft zu werden. Sie enthält genau die Funktionen, die dieses Unternehmen braucht – und keine, die es nicht braucht. Der Auftraggeber erhält in der Regel Quellcode und Daten und ist damit nicht an einen Anbieter gebunden.

Eine klar umrissene Fachanwendung beginnt üblicherweise im Bereich von 8.000 bis 25.000 Euro. Eine vollständige Warenwirtschaft mit angebundenem Onlineshop liegt je nach Umfang zwischen 30.000 und 120.000 Euro.

Entscheidend ist nicht die Anzahl der Funktionen, sondern die Anzahl der Sonderfälle. Zehn Bildschirmmasken sind schnell gebaut; die eine Regel, die nur bei Stammkunden mit Rahmenvertrag im Dezember gilt, kostet mehr als die zehn Masken zusammen. Deshalb fragen wir in der Analyse so hartnäckig nach Ausnahmen.

Als Faustregel: sobald mehr als zwei Mitarbeiter regelmäßig Zeit damit verbringen, Daten von einem System in ein anderes zu übertragen – oder sobald ein Standardprodukt nur noch mit Workarounds benutzbar ist. Rechnerisch lohnt sich Entwicklung meist ab etwa 15 bis 20 eingesparten Arbeitsstunden pro Monat.

Rechnen Sie ehrlich: Wie viele Stunden pro Woche gehen für Doppelerfassung, Suchen und Nachfragen drauf? Multiplizieren Sie mit Ihrem internen Stundensatz und mit 48 Wochen. Diese Zahl ist Ihr Budget.

Ein erster produktiv nutzbarer Ausbaustand steht typischerweise nach sechs bis zwölf Wochen. Ein vollständiges Warenwirtschaftssystem mit Shop-Anbindung braucht je nach Umfang vier bis neun Monate. Wir liefern in Ausbaustufen – Sie müssen nicht bis zum Projektende warten, bevor etwas nutzbar ist.

Ja. Sie erhalten ein unbefristetes, uneingeschränktes Nutzungsrecht, den vollständigen Quellcode und Ihre Daten in dokumentierter Form. Es gibt keine Lizenzgebühr pro Arbeitsplatz und keine Klausel, die Sie an uns bindet. Wer bleiben muss, bleibt aus dem falschen Grund.

Eine faire Frage, die zu selten gestellt wird. Weil Sie Quellcode, Datenbank und Dokumentation besitzen und wir ausschließlich verbreitete, offene Technologien einsetzen (PHP, Python, JavaScript, MySQL/MariaDB, Linux), kann jedes andere Entwicklungsteam die Software übernehmen. Genau deshalb verwenden wir keine exotischen Frameworks – auch wenn sie manchmal verlockend sind.

Nein. Die Unternehmensgröße sagt wenig darüber aus, ob sich Individualsoftware lohnt – die Besonderheit der Abläufe sagt alles. Ein Achtpersonenbetrieb mit einem ungewöhnlichen Produkt profitiert oft mehr als ein Hundertpersonenbetrieb, der Standardware handelt.

Nein, und meistens ist das auch nicht sinnvoll. Sehr häufig bleibt die Buchhaltung bestehen und wird über eine Schnittstelle angebunden, etwa per DATEV-Export oder REST-API. Wir ersetzen nur, was ersetzt werden muss – alles andere wäre Ihr Geld für unser Vergnügen.

In aller Regel ja. Wir haben Daten aus Access-Datenbanken, 20 Jahre alten Branchenlösungen, gewachsenen Excel-Landschaften und Systemen ohne jede Exportfunktion übernommen. Der Aufwand hängt weniger vom Alter ab als von der Sauberkeit: Doppelte Kunden, uneinheitliche Schreibweisen und fehlende Pflichtfelder machen die Arbeit, nicht das Format.

Jederzeit. Wenn Sie einen externen Gutachter beauftragen möchten, bekommt er vollständigen Zugriff. Wir halten das für ein gutes Zeichen und nicht für ein Misstrauensvotum.

In vier Schritten: Verstehen, Planen, Entwickeln, Verbessern. Am Anfang steht ein kostenloses Erstgespräch, danach eine kostenpflichtige Analyse mit Konzept und Festpreisrahmen. Die Analyse wird bei Beauftragung angerechnet.

Pro Ausbaustufe ein Festpreis. Ein Festpreis für ein ganzes Jahresprojekt wäre unseriös – entweder er enthält einen Risikoaufschlag, den Sie bezahlen, oder er wird gerissen, und dann streiten wir. Kleine, klar geschnittene Stufen mit festem Preis sind für beide Seiten ehrlicher.

Nein. Bezahlt wird ohnehin nie auf einmal, sondern pro Ausbaustufe – die erste ist meist die kleinste, und Sie arbeiten damit, bevor die zweite beginnt.

Darüber hinaus finanzieren wir auf Wunsch: eine Grundgebühr bei Übergabe, der Rest in monatlichen Raten über 36 bis 60 Monate. Aus 60.000 Euro werden dann etwa 12.000 Euro bei Auslieferung und rund 1.000 Euro im Monat – in der Größenordnung dessen, was acht Arbeitsplätze Standardsoftware kosten. Mit einem Unterschied: Die Rate endet, die Lizenzgebühr nicht.

Steuerlich ist der Kauf im Vorteil, nicht die Finanzierung: Software darf seit 2021 im Anschaffungsjahr vollständig abgeschrieben werden, ERP-Systeme eingeschlossen. Wir finanzieren nicht, weil es sich rechnet, sondern weil Liquidität für die meisten Betriebe die knappere Größe ist als Steuerlast. Was für Sie günstiger ist, sagt Ihnen Ihr Steuerberater in fünf Minuten.

Auf Wunsch, aber ohne Mindestlaufzeit und ohne Kündigungsfrist als Bindungsinstrument. Üblich ist ein monatliches Kontingent für Pflege, Updates und Weiterentwicklung. Wer nichts braucht, zahlt nichts.

Mit jemandem, der den Code kennt. Es gibt kein Callcenter und keine erste Ebene, die erst einmal fragt, ob Sie den Rechner neu gestartet haben. Das ist der Vorteil einer kleinen Manufaktur – und ehrlicherweise auch ihre Grenze: Wir nehmen nicht jedes Projekt an, weil wir sonst genau diesen Vorteil verlieren würden.

Nein. Wir arbeiten bundesweit, und der größte Teil der Zusammenarbeit läuft ohnehin über Bildschirm und Telefon. Für die Analysephase kommen wir aber gern vorbei – Abläufe versteht man deutlich besser, wenn man den Betrieb einmal gesehen hat.

Selbstverständlich, gern schon vor dem Erstgespräch. Ihre Abläufe sind Ihr Betriebsgeheimnis, und in der Analyse erfahren wir davon mehr als die meisten Ihrer Mitarbeiter.

Standardmäßig in deutschen Rechenzentren mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Auf Wunsch betreiben wir die Software auch auf Ihrem eigenen Server im Haus. Beides ist technisch identisch, weil wir ausschließlich auf Linux und offene Datenbanken setzen.

Tägliche automatische Sicherung, mehrere Generationen, an einem zweiten Ort – und, das ist der Punkt, den fast alle auslassen: regelmäßige Rückspieltests. Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist keine Sicherung, sondern eine Hoffnung.

Wir, wenn wir den Betrieb übernehmen. Betriebssystem, Datenbank und Laufzeitumgebung werden regelmäßig aktualisiert, sicherheitsrelevante Updates kurzfristig. Weil unsere Systeme keine Plugin-Landschaft mitschleppen, ist die Liste dessen, was aktualisiert werden muss, angenehm kurz.