Belege einlesen
Eingangsrechnungen und Lieferscheine als PDF oder Foto: Lieferant, Positionen, Beträge und Steuersätze werden erkannt und dem richtigen Auftrag zugeordnet. Der Mensch prüft, statt abzutippen.
Automatisierung & KI
Prozesse automatisieren und KI sinnvoll einsetzen
Automatisierung übernimmt Arbeitsschritte, die einer festen Regel folgen. KI übernimmt die, die bisher Verstehen erforderten. Beides zusammen ersetzt keine Software – es entfernt die Handgriffe darin, für die niemand ausgebildet wurde.
Wir bauen das dort ein, wo es sich rechnet, und sagen ab, wo es das nicht tut. Ein Sprachmodell für einen Datumsvergleich ist teurer, langsamer und unzuverlässiger als drei Zeilen Code.
In der Praxis
Was wir tatsächlich automatisieren
Keine Zukunftsmusik – das hier läuft heute bei Kunden im Tagesgeschäft.
Dokumente erzeugen
Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Datenblätter – aus den vorhandenen Daten, im richtigen Layout, ohne dass jemand eine Vorlage öffnet.
Systeme verbinden
Wenn zwei Programme dieselben Daten brauchen, sollte niemand dazwischen sitzen. Wir bauen die Schnittstelle – per API, Datei oder direkt auf der Datenbank.
Anfragen sortieren
Eingehende E-Mails nach Thema, Dringlichkeit und Zuständigkeit vorsortiert, mit Antwortentwurf. Freigegeben wird von Hand – die Verantwortung bleibt beim Menschen.
Texte in Menge
Artikelbeschreibungen und Datenblätter aus Stammdaten, in Ihrem Tonfall, für tausende Artikel. In Minuten statt in Wochen.
Daten befragen
„Welche Kunden haben im letzten Quartal weniger bestellt als im Vorjahr?“ – als Frage in normaler Sprache, statt als Auswertung, die jemand erst bauen muss.
Beleg gelesen · 6 von 7 Feldern sicher
LieferantHydraulik Nord GmbH
Rechnungsnr.2026-11487
Datum28.07.2026
Netto3.240,00 €
USt 19 %615,60 €
AuftragA-2026-0418 erkannt
Position 3unsicher → Prüfliste
ÜbernehmenPrüfliste öffnen
Die Grenze
Wo wir von KI abraten
Dafür braucht es keine KI
Dafür lohnt sich KI
Prüfen, ob ein Datum überschritten ist
Erkennen, worum es in einer freien E-Mail geht
Beträge addieren und vergleichen
Einen Beleg lesen, dessen Aufbau man nicht kennt
Nach Kundennummer suchen
Nach „Dichtung für die alte Pumpe“ suchen
Feste Regeln anwenden
Ausnahmen einordnen, für die es keine Regel gibt
Immer gleiche Dokumente erzeugen
Aus Stammdaten lesbare Texte formulieren
Diese Unterscheidung ist keine Prinzipienreiterei, sondern eine Kostenfrage. Regelbasierte Verarbeitung ist praktisch kostenlos, sofort und hundertprozentig verlässlich. KI kostet pro Vorgang, braucht Zeit und liegt manchmal falsch. Man setzt sie ein, wo es keine Alternative gibt – nicht, weil sie neu ist.
Vorgehen
Klein anfangen, messbar bleiben
Zählen
Wie oft kommt der Vorgang vor, wie lange dauert er, wie oft geht er schief? Ohne diese drei Zahlen ist jede Automatisierung ein Bauchgefühl.
Einen Fall bauen
Nicht den ganzen Prozess – einen Vorgang, vollständig. Meist in zwei bis vier Wochen, und danach weiß man, ob die Rechnung aufgeht.
Nebenher laufen lassen
Die Automatik arbeitet zunächst parallel zum Menschen. Erst wenn die Trefferquote stimmt, übernimmt sie – und der Mensch prüft nur noch.
Ausweiten
Was funktioniert, wird auf die nächsten Vorgänge übertragen. Was nicht funktioniert, wird abgeschaltet statt schöngeredet.
Häufige Fragen
Automatisierung & KI
Wann lohnt sich KI – und wann ist sie Unsinn?
KI lohnt sich dort, wo eine Aufgabe bisher nur ein Mensch lösen konnte, weil sie Verstehen erfordert: unstrukturierte Belege einordnen, freie Texte auswerten, Anfragen sortieren, Entwürfe formulieren.
Unsinn ist sie überall dort, wo eine feste Regel genügt. Ein Sprachmodell, das entscheidet, ob eine Rechnung überfällig ist, kostet Geld, Zeit und Nerven – ein Datumsvergleich erledigt dasselbe in einer Millisekunde und irrt sich nie.
Was kostet eine Automatisierung?
Eine einzelne, klar umrissene Automatisierung – etwa Eingangsrechnungen einlesen und zuordnen – liegt meist zwischen 4.000 und 15.000 Euro. Umfangreichere Strecken mit mehreren Systemen, Prüfschritten und Freigaben bewegen sich zwischen 15.000 und 50.000 Euro.
Dazu kommen bei KI-Nutzung laufende Kosten pro Verarbeitung. Die liegen für typische Dokumentmengen im Mittelstand im niedrigen zweistelligen Eurobereich pro Monat – seltener ein Thema, als viele erwarten.
Gehen unsere Daten an einen KI-Anbieter?
Nur wenn Sie das ausdrücklich wollen und wir es vorher schriftlich festhalten. Wo Daten das Haus nicht verlassen dürfen, setzen wir lokal betriebene Modelle auf Ihrer eigenen Hardware ein. Die Antwort dauert dann etwas länger, dafür bleibt jedes Dokument bei Ihnen.
Was passiert, wenn die KI sich irrt?
Sie wird sich irren – das ist keine Frage des Anbieters, sondern der Technik. Deshalb bauen wir Automatisierungen so, dass ein Mensch die letzte Entscheidung behält, wo es zählt: KI schlägt vor, der Mensch gibt frei. Und jede Verarbeitung wird protokolliert, damit man einen Fehler später auch findet.
Bei unkritischen Massenvorgängen lassen wir die Automatik durchlaufen und definieren eine Zweifelsschwelle: Was das System nicht sicher erkennt, landet in einer Prüfliste statt im Buchungsstapel.
Womit sollten wir anfangen?
Mit dem Vorgang, der am häufigsten vorkommt und am wenigsten Entscheidung erfordert. Das ist fast nie der spannendste, aber fast immer der wirtschaftlichste. In den meisten Betrieben ist es der Eingang: Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen.
Welcher Vorgang nervt am meisten?
Meistens ist genau der auch der wirtschaftlichste Einstieg. Erzählen Sie ihn uns, wir rechnen nach.